Incarichi ad agenzie web o freelance per realizzare un sito o software

Se la progettazione, manutenzione e conduzione del sitoweb o per la realizzazione di software (anche non destinato al web) è affidato ad una agenzia web o freelance, è fondamentale seguire quanto consigliato:

• chiedere la formazione di un preventivo dettagliato e possibilmente da un contratto controfirmato dalle parti, così da garantire la qualità del lavoro ed evitare spiacevoli sorprese come: costi crescenti e incontrollati o false aspettative reciproche e incomprensioni sui lavori da svolgere, fino a sorgere problemi a carattere legale.
• verificare l'effettiva professionalità dell'incaricato
• evitare di conferire incarichi a persone che realizzano siti web in modo improvvisato (es. studenti, dottoranti, tesisti) sprovviste della necessaria esperienza per raggiungere un risultato professionale
• per quanto possibile ricorrere a servizi professionali gratuiti interni a costo zero. Vedi TYPO3 CMS e Drupal, con numerosi vantaggi e benefici
• realizzando siti non supportati il commitente dovrà sostenere nel tempo costi crescenti per l'aggiornamento del CMS, software, ecc.

Va ricordato che l'esternalizzazione del lavoro spesso sfocia nell'abbandono totale del sito causa mancanza di fondi o finanziamenti che non durano nel tempo; l'incaricato pertanto non lavora per l'Ateneo; il sito non viene aggiornato ed è inutilizzabile.

Viceversa lo sviluppo con un prodotto come TYPO3 CMS permette al responsabile del sito di occuparsi solo dei contenuti in quanto l'aggiornamento tecnico e altro sono a carico della struttura informatica.

TERMINOLOGIA

In questa pagina si usa il termine Committente per definire colui che assegna un lavoro (Ateneo o persona fisica responsabile di un progetto, ecc.); Incaricato o Prestatore d'opera è l'Agenzia o il freelance che realizza il lavoro.

Le   linee guida  sono state emanate dalla Camera di Commercio di Torino, scritte e vagliate da esperti del settore e riguardano il rapporto tra il Commitente (Università o persona fisica titolare di un progetto) e l'Incaricato  (agenzia web o freelance).

Sono molto utili per regolare il rapporto e le reciproche attese dalla realizzazione del sito. In particolare riguardano l'assegnazione di lavori per l'allestimento di un sito e/o di software utilizzato o meno in rete. Pertanto questi aspetti riguardano i servizi web e la realizzazione di programmi e software vario:

1. la definizione degli aspetti essenziali del rapporto tra le parti e l’individuazione delle reciproche obbligazioni
2. le modalità di svolgimento del collaudo del sito o software realizzato
3. la regolazione dei rapporti tra le parti circa la proprietà intellettuale del sito e/o di software
4. i servizi aggiuntivi di manutenzione e conduzione del sito e successivi aggiornamento software.
5. il corrispettivo dovuto al Fornitore
6. la clausola di mediazione.

Si raccomanda la lettura delle   linee guida  scaricando dal sito esterno il documento in pdf e la lettura attenta di un eventuale contratto proposto dalla Agenzia o freelance.

 Il Committente deve chiedere all'Incaricato la formazione di un preventivo che:

• sia dettagliato il più possibile
• preveda un elenco di tutti i lavori da svolgere
• indichi con precisione il costo complessivo di tutti i lavori
• illustri eventuali costi  dovuti a lavori extra o imprevisti (tipicamente: costo a tariffa oraria)
• fissi il termine ultimo per la realizzazione dei lavori ed eventuali penalità per i ritardi attribuibili al Committente o all'incaricato del lavoro.
• rimandi ad un contratto cartacei i scaricabiile dalla rete, meglio ancora se allegato al preventivo

Quanto esposto in un preventivo legalmente supera le norme previste da un eventuale contratto controfirmato dalle parti. In assenza di un contratto vangono le norme del Codice Civile, che spesso sono generiche, fumose e spesso interpretabili a piacimento, pertanto nel caso di servizi web è necessario che il preventivo sia quanto più preciso e dettagliato.

L'incaricato (Agenzia o freelance) di solito propongono dei contratti già scritti per regolare il rapporto con il committente. Di norma questo comportamento è già indice di serietà.  In questo caso il contratto va esaminato con attenzione affinchè rispetti le linee guida illustrate in questa pagina.

Qualora alcune parti o termini fossero incomprensibili è meglio rivolgersi alla struttura informatica d'Ateneo per ottenere un aiuto; per un aiuto a carattere legale, contattare il DARU. che si occupa, tra le funzioni, della verifica contenuti contratti e convenzioni di Ateneo.

Il Committente dovrebbe chiedere la specificazione nel preventivo di alcune voci importanti. L'elenco qui fornito  è a titolo indicativo e non esaustivo, dato  che sicuramente ci sono richieste o esigenze specifiche riguardanti il lavoro da assegnare:

1. l'esatta denominazione del del software che sarà usato per la gestione del sito (di solito è un CMS): il nome del prodotto e la versione proposta;
2. se il prodotto è proprietario oppure opensource;
3. elencare i nomi di tutti i plugin o software aggiuntivo, con specificazione se gratuito o a pagamento, riguardanti ad esempio: caroselli, slider, news, moduli contatto;
4. se chiesta la realizzazione di software personalizzato, vedi la sezione più sotto.
5. chiedere la specificazione di quali e quante lingue saranno usate nel sito; questa richiesta non va fatta in corso d'opera;
6. l'elenco in dettaglio di tutti i servizi necessari al sito e da configurare;
7. chiarire fin dall'inizio alcuni servizi che potrebbero non essere integrati nel CMS o che richiedono lavoro extra, ad esempio chiedere in un secondo tempo la configurazione di  aree riservate, installazioni di software non previsto.
8. se scelto un servizio di hosting esterno alla università, i costi annui per l'acquisto del dominio, lo spazio web, la manutenzione e conduzione del sito;
9. copyright: il software realizzato e/o il sito, ordinato e pagato dal Committente, dovrebbe essere di proprietà di quest'ultimo.
10. autorizzazione o meno ad inserire in una o più pagine del sito, in forma visibile (di solito nel footer) oppure nei metatag (informazione nascosta nel codice)  il nome della azienda/freelance che lo ha realizzato
11. il tipo di assistenza (ore e modalità) e supporto in caso di malfunzionamento (tempi di risposta, ecc.);
12. formazione: corso presso la sede dell'Ateneo o Agenzia - durata in ore, programma;
13. manuali d'uso: verificare quali guide sono disponibili e se sono dettagliate o meno - meglio prendere visione anzitempo del materiale e prima di assegnare il lavoro;
14. dichiarare nel preventivo che il nome del dominio sarà intestato all'Ateneo o al Committente stesso. Non permettere la registrazione del nome alla agenzia o freelance. Si tratta di una prassi scorretta che può  implicare una serie di problemi legali non da poco. Infatti l'Incaricato può avere il pieno controllo del nome a dominio, permettendosi, in breve, di sottoporre il Committente a forme di  ricatto o ritorsione;
15. l'uso di eventuali aggiunte di codice google-analytics con cookies traccianti, moduli contatti, sistema di raccolta dati (es. accesso ad aree riservate di persone che si registrano), utilizzo di newsletter interne al sito devono richiedere l'approvazione esplicita dell'utente al trattamento dei dati personali. 
16. Rispetto norme precise per la revoca alla iscrizione alla newsletter o che obbligano di avvisare l'utente (es. uso dei cookies) e chiedere la sua approvazione, pena multe salate da parte del Garante della Privacy. L'incaricato che installa tali utilities deve inserire le formule previste per legge e rispettare la normativa vigente;
17. L'installazione di software, plugin, ecc. (nome e versione)  nel rispetto dell'uso dei cookies, GDPR (Regolamento Generale sulla protezione dei Dati)  e altre norme che riguardano la privacy o la gestione dei dati in possesso;
18. l'adozione di tecniche SEO di base, ovvero: l'adozione di una sitemap per google, l'inserimento dei meta-tag description, abstract, keywords in ogni pagina, l'uso eventuale di meta-tag con og:data; la creazione e configurazione del file robots.txt.
19. la segnalazione del sito a google nel Centro Webmaster e l'installazione di un certificato per la connessione sicura https; questi ultimi due lavori, se il sito è ospitato presso i server d'Ateneo, vanno chiesti ai tecnici della nostra struttura.
20. la modifica delle credenziali una volta terminato il  lavoro (per sicurezza e quando l'incaricato non si occupa della successiva manutenzione) e cessione di tutte le credenziali di accesso ai servizi  (es. come amministratore del sito, ftp, panelli di controllo, ecc.),  nonchè un elenco di tutte le credenziali in uso (es. username e password per l'accesso al database);
21. garantire l'accuratezza nella generazione del codice html che va  ottimizzato rispettando la sintassi e ottimizzato per diminuire il peso della pagina e l'inserimento di meta informazioni sulla pagina;
22. in particolare il sito dovrà essere visto correttamente da smart phone, cellulare, tablet, qundi essere consutlato da tutte le periferiche (mobile friendly), quindi va specificato anche il nome del bootstrap utilizzato e sua versione.
23. il prodotto in uso dovrà comprimere le immagini, gli stili, javascript e disporre di un sistema di cache,  così da risultare più veloce.
24. Le immagini dovranno essere ottimizzate nella dimensione e peso;
25. il sito dovrà essere dotato di una favicon.ico
26. il preventivo deve specificare i tempi di realizzazione e la data di conclusione dei lavori;
27. le eventuali penali in caso di consegna ritardata dei lavori;
28. al termine della realizzazione va previsto un collaudo e il sito andrà in produzione solo se lo avrà superato. Il collaudo va svolto dall'Ateneo e serve per segnalare all'Incaricato tutti i difetti riscontrati e le modifiche da apporre cosicchè certificare che il lavoro è stato  eseguito a regola d'arte;
29. va riportato chiaramente il periodo di garanzia del sito, di norma stabilito il due anni;
30. assunzione di responsabilità in caso di malfunzionamento o difetti riscontrati, riguardante la loro rimozione per tutto il periodo di garanzia
31. se la gestione del sito (ovvero: manutenzione successiva - es. formazione di nuovi contenuti, gestione di quelli esistenti) è affidato sempre ad agenzia web o freelance, vanno chiariti tutti i costi su base oraria o forfait, i tempi di risposta.

Il Committente dovrebbe anzitempo far inserire alcune clausole nel preventivo, che riguardano la proprietà del software in uso.

Infatti qualora l'incaricato rifiuti di proseguire nel lavoro, se la proprietà e i diritti d'uso di quanto realizzato è dell'Ateneo, il Committente può rivolgersi ad altri programmatori freelance o agenzia per la prosecuzione dei lavori.

Si consiglia, nel caso di realizzazione di software personalizzato, utilizzato o meno in un sito:

• di chiedere che il software, qualora personalizzato, riporti in forma di commento interno al codice: gli estremi e dati dell'autore, a versione in uso, la data di rilascio,  cosi' da ricontattarlo in caso di problemi.
• che tutto il codice sia adeguatamente commentato; questo permette di comprendere il comportamento del software nel caso il programma sia gestito da differenti programmatori nel tempo
• di specificare la proprietà o i diritti d'uso del software realizzato.
• meglio infine che venga stipulato  un contratto con tutte le clausole chiaramente esposte.