NOTA: l'aggiunta di un modulo (form) in una determinata pagina richiede una certa competenza tecnica e conoscenza avanzata di TYPO3 CMS. La realizzazione e configurazione di un modulo (non più di 1-2 per sito) spetta all'amministratore del CMS e la richiesta va effettuata via email a: typo3(at)uniud.it.

Questa pagina riguarda esclusivamente le istruzioni e requirements per la pubblicazione di un modulo con TYPO3 CMS, pertanto il testo non è applicabile ad altri contesti.

Quando e perchè utilizzare un modulo

Un modulo (form) viene inserito in una pagina per vari motivi, tipicamente:

  • per contatti, in modo da evitare di indicare nella pagina un email che non va reso pubblico
  • per raccogliere dati, ad esempio l'iscrizione ad un evento, iniziativa, ecc
  • per comunicare altri dati, ad esempio una persona ha effettuato un versamento e vuole comunicare il proprio nominativo e allegare la ricevuta di avvenuto pagamento

Date le implicazioni legali derivanti dalla pubblicazione di un modulo (vedi paragrafo successivo) in alternativa è preferibile pubblicare solo l'email che TYPO3 può crittografare per impedire a programmi di raccolta dati di catturarlo.

Funzionamento

Una volta creato e pubblicato il modulo (estensione: powermail) :

  • il visitatore potrà collegarsi alla pagina e compilarlo; non potrà inoltrare i dati se uno o più campi non sono stati compilati correttamente
  • superati i controlli a scelta del redattore si può accedere o meno a una pagina di riepilogo dotata del pulsante indietro e prosegui (per inviare i dati al server)
  • i dati vengono memorizzati nel server che ospita il sito e scaricati in formato XLS in qualsiasi momento (ad es. iscrizione a una iniziativa, con pagina che scade un determinato giorno; il seguente il redattore scarica tutti gli iscritti in formato Excel)
  • inviati  i dati, un messaggio di posta elettronica viene recapitato agli amministratori,
  • un secondo messaggio viene inviato al compilatore del modulo con tutti i dati riepilogati ed eventuali istruzioni per completare ad es. una elaborazione, pagamento, ecc.

Moduli compilabili previo accesso ad area riservata

Alcuni siti Universitari permettono la compilazione del modulo previo accesso ad una area riservata, ad esempio quelli per inoltrare richieste web ai servizi informatici. La richiesta online ha valore legale alla stregua di un modulo cartaceo inviato via fax o posta interna.

L'utente che compila un modulo previa autenticazione utilizza le credenziali del servizio di posta elettronica.  Pertanto è identificato e il modulo sarà precompilato con alcuni dati non modificabili come ad esempio: nome, cognome, struttura di appartenenza.

Questi moduli non sono soggetti alla normativa sulla privacy; in questo caso saltare la lettura  del successivo paragrafo sulla privacy.

Privacy e note legali

L'uso dei form implica la raccolta di dati e conservazione nel database del sito e pertanto:

  1. vanno rispettate le norme sulla privacy come stabilito dal regolamento europeo per la protezione dei dati personali n. 679/2016, GDPR, pena incorrere in pesanti sanzioni amministrative
  2. pertanto va pubblicata una informativa una pagina o un documento pdf collegato o citato nel modulo, di solito nella sezione finale "condizioni d'uso" che il visitatore deve approvare.
  3. la redazione della informativa è compito del responsabile del sito e non del tecnico, infatti la normativa è complicata e richiede spesso il ricorso a un legale

All'ateneo di Udine è possibile lanciare un questionario per la generazione dei documenti sulla privacy, Collegarsi : https://gdpr.unityfvg.it.

Ottenuto il documento e/o il testo, rivolgersi all'Amministratore per concordare i dettagli necessari alla creazione del modulo.

Dati necessari per la creazione di un modulo

esempio, clicca per ingrandire

Per la configurazione di un modulo il richiedente dovrà indicare via email i seguenti dati:

  • tutti i campi da pubblicare (es. nome, cognome,email, numero di telefono)
  • per ogni campi il tipo di campo (testo, menu a tendina, checkbox, ecc.)
  • se il campo è a riempimento obbligatorio
  • controllo di sintassi del dato inserito (es. campo email deve essere del formato xxxx@yyyy.it)
  • nella sezione finale di solito intitolata "Privacy e Condizioni" vanno inserite una o più checkbox affinchè il visitatore possa approvare, oltre condizioni sulla privacy, anche altre condizioni desiderate e relative alla attività di raccolta dati, ad es. "sono a conoscenza che se non perfeziono l'iscrizione entro il 20 settembre, la stessa sarà revocata" 

inoltre:

  • decidere se alla pressione del pulsante INVIA I DATI gli stessi devono essere recapitati oppure se è preferita una pagina intermedia di riepilogo
  • decidere se il compilatore deve confermare l'invio dei dati via email, ovvero: il compilatore dopo aver premuto INVIA I DATI riceve un email con un link (in tal modo siamo certi circa l'identità del visitatore) e deve premere il link e solo dopo la pressione l'amministratore riceverà i dati compilati
  • se va inserito un controllo numerico / grafico (vedi immagine d'esempio a lato) a fine pagina (captcha), per assicurarsi che il modulo non sia compilato da alcuni robots.
  • il compilatore riceve un email personalizzato; il richiedente dovrà indicare il testo da inviare al compilatore
  • al termine, una volta inviati i dati, appare una pagina di risposta: il richiedente deve predisporre il testo da inserire nella pagina
  • se il sito è multilingua, il modulo (tutti i campi, denominazioni scritte, testi, ecc.) va tradotto nella lingua alternativa
  • il documento o testo sulla privacy (vedi paragrafo precedente)

al fine rendere operativo il modulo è necessario anche indicare il nome, cognome ed email che appariranno al visitatore come dati del mittente. In questo caso, se il mittente (redattore) non vuole pubblicare il suo email personale, è necessario chiedere il rilascio di un codice di posta per ragioni di servizio. Anche questo dato va comunicato all'amministratore che realizza il modulo.

Temporizzazione di un modulo

Questa opzione è necessaria per i moduli destinati a raccogliere dati esclusivamente per un certo periodo di tempo, ad esempio quando si apre una iscrizione a un evento/iniziativa e trascorsa una certa data il modulo non deve essere più disponibile.

In questo caso comunicare all'amministratore la data di scadenza del modulo, trascorsa la quale la pagina non pubblicherà più i campi e in luogo apparirà un messaggio (concordato con il redattore) del tipo "Le iscrizioni sono chiuse, contattare xxx(at)yyyy.it per maggiori informazioni"

Approfondimenti

Per ulteriori informazioni contattare
typo3(at)uniud.it